Hallo und herzlich willkommen.
Ich bin Vincent und freue mich, heute dieses Interview führen zu dürfen. Ich begrüße ganz herzlich Christin Uebel und danke dir herzlich für deine Zeit und die Möglichkeit dieses Gesprächs.
Im heutigen Interview werfen wir einen Blick auf den Bereich Disposition in der Eventbranche.
Dabei geht es um die Organisation und Koordination von Personal, Material und Abläufen sowie um die Herausforderungen, die hinter einer reibungslosen Veranstaltungsplanung stehen. Ich freue mich auf interessante Einblicke in die tägliche Arbeit und die Prozesse hinter erfolgreichen Events.
Wir arbeiten hier mit Systemen wie dem V-S-M (Vehicle Slot Management) der Messegesellschaften. Das Problem: Wenn der LKW 15 Minuten zu spät kommt, verfällt der Slot und die Technik steht im Stau, während die Techniker in der Halle teure Wartezeiten produzieren. Wir planen deshalb „Puffer-Zonen“ außerhalb des Messegeländes ein. Technisch müssen wir sicherstellen, dass die Ware so geladen ist, dass die Prio-A-Teile (z.B. Traversen und Bodenkonstruktionen für die LED-Wände) als Erstes entladen werden können. Nichts ist schlimmer, als wenn der Controller ganz hinten im LKW steht, man aber mit dem Aufbau erst beginnen kann, wenn die gesamte Technik auf dem Boden verteilt ist.
Die Mechanik ist die Herausforderung. Displays dürfen niemals liegend transportiert werden (Bruchgefahr des Panels durch Eigengewicht). Wir disponieren hier ausschließlich Fahrzeuge mit ausreichender Innenhöhe und Ladebordwand. Ein weiteres Thema ist die Klimatisierung: Wenn wir im Winter Technik aus dem eiskalten LKW in eine geheizte Messehalle bringen, entsteht Kondensat. Die Disposition muss den Technikern vor Ort Zeit für den Temperaturgradienten einräumen – man darf ein Gerät nicht sofort unter Spannung setzen, sonst droht ein Kurzschluss.
Das Hauptrisiko ist der unterschiedliche Erfahrungsschatz. Unsere Senior-Techniker kennen jedes Case blind und wissen genau, wie unsere Pixelhue-Systeme oder Novastar-Controller konfiguriert sind. Junior-Techniker müssen dieses tiefe Spezialwissen erst noch aufbauen. Die Disposition steuert hier über ein präzises „Skill-Mapping“ gegen: Wir mischen die Teams so, dass auf jeder Baustelle ein erfahrener Senior-Techniker als „Lead“ die Logando-Standards (Verkabelungsschema, Branding, Sicherheitsabnahmen) vorgibt. Zusätzlich stellen wir den Junior-Technikern vorab digitale Setup-Guides und Packlisten bereit. So weiß jeder sofort, wo welches Kabel liegt, und wir sichern auch bei hoher Auslastung die gewohnte Qualität.
Das ist ein massives Problem in der Eventbranche. Die Disposition muss hier die „Schutzfunktion“ übernehmen. Wenn ein Team nachts um 03:00 Uhr den Aufbau beendet, dürfen wir sie nicht um 08:00 Uhr für den Stand-Support einplanen. Wir nutzen eine Dispo-Software, um die gesetzlichen Ruhezeiten strikt zu überwachen. Wenn es eng wird, müssen wir den Vertrieb stoppen oder zusätzliche externe Hands für den „Dump & Run“ (Abladen und grobes Verteilen) buchen, damit sich unsere Medientechniker auf die filigrane Konfiguration der
Medientechnik konzentrieren können.
Hier greift unser Notfall-Protokoll. Wir disponieren dann sofort ein Ersatzfahrzeug (Express-Kurier). Da wir unsere Cases standardisiert haben, ist das Umladen effizient möglich. Die Disposition ist in so einem Moment eine Nachrichten-Zentrale zwischen Spedition, Kunde und Versicherung. Medientechnik konzentrieren können.
Flexibilität in der Material-Dispo ist alles. Wir packen standardmäßig ein „Option-Kit“
auf jeden LKW. Das sind zusätzliche Kabellängen (Glasfaser/Strom), verschiedene Adapter
(HDMI/DisplayPort/SDI) und Kleinteile, die nicht explizit im Auftrag stehen. Wenn die Disposition
merkt, dass der Kunde vor Ort improvisiert, können wir so oft direkt reagieren, ohne dass ein
zweiter LKW aus dem Lager nachfahren muss. Das spart Kosten und rettet dem Kunden den
Zeitplan.
Vielen Dank dir für die interessanten Einblicke in den Bereich Disposition der Eventbranche.
Es war sehr spannend zu sehen, wie viel Organisation, Koordination und Flexibilität hinter einem
reibungslosen Ablauf von Veranstaltungen steckt.
Ich hoffe, dass wir einen guten Eindruck von deinem Arbeitsalltag vermitteln konnten und
wünsche dir weiterhin viel Erfolg bei deiner Arbeit und den kommenden Projekten. Danke, dass
du dir die Zeit für dieses Gespräch genommen hast.